Diversas tarefas precisam ser desempenhadas para que a decisão de contratar uma empresa de serviços para eventos seja tomada.
O desenvolvimento dessas atividades dependem de alguns fatores, dentre o principal deles o grau de envolvimento do contratante e contratada no entendimento entre o que é oferecido e o que pode ser incrementado ou personalizado no escopo do trabalho.
No caso de contratantes recorrentes com experiência a perspectiva é diferente, pois passa a exigir um entendimento maior por parte do fornecedor sobre os requisitos levantados por quem contrata e normalmente um grau de exigência maior por parte deste para atender a necessidades específicas.
O grau de expectativa do contratante é variado e normalmente cheio de questões subjetivas a serem bem esclarecidas na relação. Os recursos disponíveis pelo fornecedor são limitados ou possuem restrições para a ocasião que precisam ser discutidos de forma transparente para evitar imprevistos por falta de comunicação sobre premissas ou restrições conhecidas.
Minimizar riscos nessa etapa são essenciais para garantir um bom planejamento e consequentemente excelência na execução do evento.
Do lado do contratante, alguns meios para certificar pessoalmente a idoneidade, experiência, qualidade e excelência dos serviços a serem contratados são através da degustação de produtos, visita técnica para conhecer espaços, equipamentos, eventos em execução, portfólio de produtos e serviços, carta de recomendação e documentações legais evidenciando que a empresa está em dia com as obrigações fiscais, trabalhistas, entre outros.
Além disso, a execução exige conhecer bem as pessoas envolvidas e integrar suas atividades de forma coordenada afim de que funcione bem os serviços interdependentes entre diferentes fornecedores, além de atender os requisitos legais e restrições locais com antecedência à execução.
Do lado do fornecedor, ele precisa garantir com certa antecedência a data reservada para alocar seus recursos, seja de espaço, equipamentos, profissionais pois envolve a antecipação de compra de insumos, contratação de pessoas, serviços terceirizados entre outras questões. Para isso existem custos e riscos associados que normalmente são negociados contratualmente.
Um aplicativo nunca substituiria a necessidade de negociar olho-no-olho com o fornecedor, e isso, quando já não há recomendações de amigos ou profissionais que já o contrataram ou que a empresa já tenha contratado antes.
A Innventto, ajuda na etapa de cotação de serviços com breve escopo, preço e condições para iniciar uma negociação. É comum o contratante precisar de pelo menos 3 alternativas de orçamentos de diferentes fornecedores para cada serviço a ser contratado.
Além disso, a plataforma Innventto, ajuda a acompanhar os orçamentos em negociação em aberto durante o processo de contratação, facilitando às partes revisitar o que foi combinado e oferecido, questões respondidas servindo como um acordo a ser considerado para a tomada de decisão de contratação.
A avaliação do fornecedor pode ser feita para aqueles orçamentos aceitos pela plataforma, aumentando assim a referência do fornecedor para futuras contratações, aumentando seu potencial de vendas futuras pelo canal.
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